Willkommen zum fünften Teil der Serie „5 Wege, wie OKRs Ihr Unternehmen ruinieren werden und warum das wunderbar ist“.
- Im ersten Teil haben wir uns angesehen, wie OKRs Ihren Mangel an Strategie aufdecken.
- Im zweiten Teil haben wir untersucht, wie OKRs Ihre Unfähigkeit, Outcomes zu beschreiben, aufdecken.
- Im dritten Teil haben wir untersucht, wie OKRs Herausforderungen bei der funktions- und abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit aufdecken.
- Im vierten Teil ging es darum, wie OKRs die Unfähigkeit Ihrer Teams, selbstständig Ergebnisse zu erzielen, aufdecken.
Dies ist der fünfte Teil, in dem ich zeige, wie OKRs Ihre Unfähigkeit, kontinuierlich zu lernen und sich zu verbessern, offenlegen werden. Nett, oder?
Verbesserung als Teil des OKR-Ansatzes
Das Konzept der Verbesserung ist fest in OKRs verankert. Nach jedem Zyklus reflektieren Sie, was passiert ist, identifizieren Verbesserungspotenziale und legen Maßnahmen fest, um in Zukunft produktiver zu arbeiten. Das ist etwas, das wirklich notwendig ist. Die ersten Zyklen der Verwendung von OKRs werden wahrscheinlich nicht gut verlaufen. Sie sind vielleicht besser als das, was Sie zuvor gemacht haben, aber es gibt noch viel Raum für Verbesserungen.
Bereiche für Verbesserungen
Im Holisticon OKR Guide identifiziere ich mehrere Themen, die häufig bei OKR-Retrospektiven auftauchen und in der Regel bearbeitet werden müssen:
- Der Prozess der Festlegung von OKRs: Die meisten Menschen werden effizientere und effektivere Methoden zur Festlegung von OKRs diskutieren wollen.
- Die Qualität von OKRs: Gruppen stellen in der Regel fest, dass schlecht festgelegte OKRs es schwieriger machen, Fortschritte zu verfolgen und zu definieren, wann sie erreicht wurden.
- Die Quantität von OKRs: Die meisten Gruppen beginnen damit, eine große Anzahl von Objectives und entsprechenden Key Results festzulegen, und stellen dann fest, dass es dadurch schwierig ist, den Fokus zu behalten.
- Die Häufigkeit der Überprüfung von OKRs: Die meisten Gruppen müssen die Häufigkeit und/oder die Art und Weise, wie sie OKRs überprüfen, anpassen.
- Teamübergreifende OKR-Zusammenarbeit: Das Arbeiten an OKRs über Teams hinweg ist nicht trivial und erfordert häufige Anpassungen.
Warum es so schwierig ist, sich zu verbessern
Obwohl das OKR-Framework diese großartige Chance zur Verbesserung bietet, sind die meisten Kunden, mit denen ich zusammenarbeite, nicht in der Lage, davon zu profitieren. Dafür gibt es mehrere Gründe.
Es gibt keinen dedizierten Raum für Diskussionen
Erstaunlicherweise ist dies der Hauptgrund, den ich beobachte. Es gibt kein Bewusstsein dafür, dass etwas wie eine Retrospektive Teil des Prozesses ist. Oder die Leute überspringen sie, weil sie keinen Sinn darin sehen, Zeit dafür aufzuwenden. Wenn ich nach dem Grund dafür frage, bekomme ich meist die Antwort, dass man sich in jedem Meeting jederzeit zu Wort melden und Verbesserungsvorschläge machen kann. Das ist eine wirklich schöne Idee. Aber so funktioniert es leider nicht. Die Menschen brauchen speziell dafür vorgesehene Zeit und Raum. Sie brauchen eine ausdrückliche Einladung, um über Dinge zu sprechen, die nicht gut laufen.
Die Menschen sind es nicht gewohnt, offen und konstruktiv über Verbesserungen zu sprechen
Nehmen wir nun an, Sie haben Zeit für eine Unterhaltung über Verbesserung reserviert. Sie haben eine Retrospektive organisiert und sogar Snacks bereitgestellt! Aber das Meeting verläuft zäh. Sie fragen die Teilnehmenden nach möglichen Verbesserungen, erhalten jedoch keine wertvollen Erkenntnisse. Das Meeting erscheint Ihnen wie Zeitverschwendung. Was ist los?
Wenn die Teilnehmenden nicht daran gewöhnt sind, auf diese Weise zu arbeiten, werden sie nicht sofort gut darin sein. Die erforderliche Offenheit muss sich erst entwickeln. Die Menschen müssen wissen, dass es wirklich sicher ist, über diese Themen zu sprechen, ohne dass dies irgendwelche Konsequenzen hat. Außerdem müssen sie eine gewisse Sensibilität für Verbesserungspotenziale entwickeln. Ich beobachte oft, wie sich Menschen im Laufe der Zeit verändern. Es ist, als würde ein "Verbesserungsrekorder" aktiviert und sie beginnen, sich mentale (oder tatsächliche) Notizen zu machen, wenn sie ein Problem sehen, das angegangen werden sollte.
Die Dinge ändern sich einfach nicht
Sie haben Ihre erste Retrospektive abgeschlossen, vielleicht sogar schon mehrere. Und dennoch ändern sich die Dinge nicht zum Besseren. Sie (und wahrscheinlich alle anderen) fragen sich, warum das so ist.
Es kommt sehr häufig vor, dass Menschen über Verbesserungen sprechen, aber keine tatsächlichen Verbesserungen vornehmen. Die während der Retrospektive getroffenen Entscheidungen werden nicht umgesetzt. Sobald alle den Raum verlassen haben, vergessen die Menschen, worüber sie gesprochen haben. Zu Beginn der nächsten Retrospektive fragt jemand schüchtern: „Aber was ist mit den Themen aus unserer letzten Retrospektive ...?“ Wenn sich dies ständig wiederholt, wird irgendwann jemand vorschlagen, die Retrospektive ganz wegzulassen.
Können wir das schaffen?
Natürlich werde ich Sie nicht ohne ein paar Ideen zurücklassen, die Ihnen helfen können, die Situation zu verbessern. Hier sind drei Dinge, die Sie ausprobieren können:
Nutzen Sie Liberating Structures
Es gibt Tausende von Formaten für Retrospektiven, die Sie online finden können. Ich bin mir sicher, dass die meisten davon sehr gut funktionieren. Ich persönlich bin ein großer Fan von Liberating Structures. Sie wirken Wunder in einer Retrospektive. Zum Beispiel:
- Discovery and Action Dialogue: Sammeln Sie zunächst Themen für Verbesserungen und entscheiden Sie, welche davon am wichtigsten sind. Zu jedem dieser Themen können Sie einen Discovery and Action Dialogue durchführen. Die Abfolge der Fragen hilft Ihnen, das Problem besser zu verstehen, mögliche Lösungen zu finden und konkrete Maßnahmen zu identifizieren.
- TRIZ: "Wie können wir sicherstellen, dass unser nächster OKR-Zyklus der unproduktivste in der Unternehmensgeschichte wird?" Stellen Sie eine Frage wie diese und befolgen Sie die in der Beschreibung aufgeführten Schritte. Das wird zu großartigen Ergebnissen führen und dabei jede Menge Spaß machen.
- What I Need From You: Insbesondere wenn Sie ein Team aus Mitarbeitenden verschiedener Funktionsbereiche haben, ist es äußerst hilfreich zu fragen, was die einzelnen Personen voneinander benötigen, um erfolgreich zu sein. Dadurch werden Spannungen in der Zusammenarbeit sichtbar, die normalerweise nicht offen angesprochen werden.
Stellen Sie sicher, dass jedes Thema von jemandem vorangetrieben wird
Es ist ratsam, am Ende jeder Retrospektive genügend Zeit einzuplanen, um die Ergebnisse zu betrachten und zwei Fragen zu stellen:
- Wer wird dafür sorgen, dass dieses Thema weiter vorangetrieben wird?
- Was ist der erste Schritt, den wir unternehmen müssen, um den Ball ins Rollen zu bringen?
Wenn jemand die Verantwortung für ein Thema übernimmt, bedeutet das lediglich, dass diese Person für einen stetigen Fortschritt sorgen wird. Es bedeutet nicht, dass sie allein dafür verantwortlich ist. Oft umfasst diese Verantwortung lediglich die Suche nach den richtigen Personen, die einbezogen werden sollen, und die Organisation eines Folgetreffens.
Der erste Schritt ist notwendig, weil wir oft glauben, dass sich nach Abschluss der Retrospektive auf magische Weise etwas tun wird. Das wird nicht der Fall sein. Aber sobald wir begonnen haben, an einem wichtigen Thema zu arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit, dass wir einen zweiten Schritt unternehmen, viel größer.
Überprüfen Sie den Fortschritt regelmäßig
Warten Sie nicht bis zur nächsten Retrospektive, um über die Themen der letzten zu sprechen! Halten Sie regelmäßig Rücksprache. Sie können jedes Mal, wenn Sie den Fortschritt Ihrer OKRs überprüfen, ein paar Minuten dafür aufwenden. Fragen Sie einfach nach Updates, was der nächste Schritt sein wird und ob die beteiligten Personen etwas benötigen, um dies zu einem Erfolg zu machen. Das wird Wunder wirken!
Wir schaffen das
Wenn Sie diese Tipps befolgen, werden Sie die Sichtweise der Menschen auf Retrospektiven verändern. Kontinuierliche Verbesserung ist in komplexen Umgebungen unerlässlich. Und da OKRs bereits die Möglichkeit bieten, dies zu erreichen, warum sollten Sie diese nicht nutzen?
