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Leichter Prozesse digitalisieren mit Polyflow

Wie baut man eine funktionale und performante Anwendung im Kontext von Prozessorientierung und -automatisierung?

Wissen
BPM, Prozessautomatisierung

Diese Frage begegnet uns seit Jahren in BPM-Projekten. Branchenunabhängig gibt es wiederkehrende Anforderungen und Lösungsmuster, die wir im Laufe der Zeit in einer Komponenten-Bibliothek gesammelt haben.

Unter dem Namen Polyflow stellen wir diese in einer Open-Source-Library nun frei zur Verfügung.

Mit Polyflow haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, die Erstellung von Prozessanwendungen zu vereinfachen. So lassen sich Anwendungen und letztlich die Prozesse selbst mit weniger Aufwand verbessern. Polyflow ist mittlerweile bei mehreren Unternehmen erfolgreich im Einsatz.

Prozesse digitalisieren: Anforderungen an Prozessanwendungen

Über die vergangenen Jahre haben wir diverse Prozessanwendungen und -plattformen bei Kunden aus verschiedenen Branchen erstellt – in den meisten Fällen auf Basis der Camunda BPM Engine. Die Anforderungen an eine funktionale und gleichzeitig aus Nutzerperspektive attraktive Anwendung waren in allen Fällen nahezu gleich:

  • Aufgaben werden in einer persönlichen Aufgabenliste zur Bearbeitung angeboten, inkl. einer sprechenden Beschreibung und Prozesstyp-spezifischen Fachdaten.
  • Anwender*innen finden alle eigenen Aufgaben an einer Stelle und müssen nicht in mehreren Systemen nach Aufgaben suchen.
  • Für die Fachdaten der in den Prozessen verarbeiteten Werkstücke (z.B. Anträge, Bestellungen) gibt es einheitliche Sichten und Zugriffe. Das ermöglicht den Anwender*innen, gesuchte Daten und Werkstücke schnell zu finden und darauf zuzugreifen – während und nach der Prozesslaufzeit.
  • Änderungen an Fachdaten und getroffene Entscheidungen durch die Anwender*innen werden in einer fachlichen Historie (aka Audit Log) gespeichert.

Besonders im Bereich der aufgabenorientierten Arbeit und deren Nachvollziehbarkeit aus Fachsicht sind die mitgelieferten Standardlösungen von Process-Engine-Anbietern oft nicht praktikabel. Zwar schreiben Process Engines durchaus ein Protokoll der ausgeführten Schritte, allerdings ist das oft so detailliert und technisch ausgerichtet, dass es für den Fachanwender nicht wertstiftend, sondern eher irritierend ist.

Gleiches gilt für mitgelieferte Aufgabenlisten. Diese sind in der Regel so generisch, dass ihr Funktionsumfang effizientes Auffinden und Bearbeiten von Aufgaben nur unzureichend unterstützt. Wir haben für diese Anforderungen generelle Lösungen gefunden und so extrahiert, dass sie in verschieden Kontexten zum Einsatz kommen können.

Polylow: starker Begleiter in allen Phasen der Digitalisierung

Polyflow ist so ausgelegt, dass es von den ersten Gehversuchen in Richtung Prozessautomatisierung bis zur flächendeckenden Digitalisierung eingesetzt werden kann und mit den Bedarfen der jeweiligen Phasen mitwächst.

Phase 1: Einstieg in die Prozessautomatisierung

In dieser Phase werden erste Geschäftsprozesse auf Basis einer Process Engine wie bspw. Camunda BPM umgesetzt. Durch die Arbeit an den Prozessen und der ersten Prozessanwendung lernt man die Möglichkeiten der eingesetzten Tools kennen – und deren Grenzen. Polyflow ergänzt den Technologie-Stack und erweitert den Funktionsumfang um die häufigsten wiederkehrenden Anforderungen von Anwender*innen beim Umgang mit Aufgaben und Fachdaten:

  • Aufgabenliste mit fachlichen, sprechenden Beschreibungen
    Meistens kommt der Wunsch nach einer individuellen, fachbezogenen Aufgabenliste sehr früh auf. Diese soll sich optisch am eigenen Styleguide orientieren, in ein Portal eingebunden werden und die Aufgaben (Tasks) so beschreiben, dass die Anwender*innen auf einen Blick erkennen können, worum es geht. Dafür werden in der Regel fachspezifische Daten aus den Prozessen herangezogen.

    Out-of-the-box unterstützen Process Engines dies nur rudimentär. Die Folge sind zusätzliche Entwicklungsaufwände und/oder unzureichende Performance, weil die Fachdaten bei der Anzeige der Aufgabenliste ermittelt werden müssen.

    Mit Polyflow werden diese Daten über einen Plug-In-Mechanismus individuell beim Erzeugen der Aufgabe ermittelt und stehen beim Anzeigen der Aufgabenliste sofort zur Verfügung, ohne dass die Anwender*innen auf die Ermittlung warten müssen.
  • Sichten auf die Fachdaten
    Prozesse arbeiten auf Daten, die zu Fachobjekten gehören. Diese Fachobjekte werden als Werkstücke durch die Prozesse geleitet und darin be- und verarbeitet. Das können sehr unterschiedliche Werkstücke wie Urlaubsanträge, Kundenverträge oder Bestellungen sein. Die an der Bearbeitung beteiligten Anwender*innen erhalten über Aufgaben Einsicht und Zugriff auf die Werkstücke.

    Zu einer vollständigen Prozessanwendung gehören neben den Aufgaben weitere, vom Bearbeitungsstatus und den Aufgaben unabhängige Sichten auf die Werkstücke. Zum Beispiel für das Call-Center, das selbst keine Aufgaben bei der Antragsbearbeitung hat, aber Auskunft zu einem laufenden Kundenauftrag geben soll. Oder ein interner Antragsteller, der nachschauen möchte, wie weit die Bearbeitung seines Antrags ist.

    Polyflow kennt neben den Prozessen auch die darin verarbeiteten Werkstücke und deren Fachdaten und bietet diese zur Anzeige in übergreifenden oder spezifischen Werkstücklisten an.
  • Historie und Audit-Log
    Eine Bearbeitungshistorie oder fachliches Audit-Log ist ein sehr hilfreiches Instrument, um die Bearbeitung von Werkstücken in Prozessen nachvollziehen zu können.  Zwar bieten Process Engines schon eine Protokollierung, allerdings mit dem Fokus der technischen Nachvollziehbarkeit für den Betrieb. Eine fachliche Protokollierung hat eine andere Granularität und enthält zur besseren Nachvollziehbarkeit durch Fachanwender*innen zusätzliche fachliche Informationen.

    Polyflow baut über Events eine fachliche Sicht auf die Veränderungen an den Werkstücken auf, die für die Fachanwender*innen in der Oberfläche  angezeigt werden können.

Phase 2: Verteilung auf mehrere Process Engines

Nach den ersten Erfolgen soll die Automatisierung in die Breite ausgerollt werden. In modernen Architekturen und Betriebsszenarien bedeutet das, dass nicht mehr nur eine zentrale Process Engine zum Einsatz kommt, sondern sich die Prozesse auf mehrere Process Engines verteilen. Das bringt neue Herausforderungen beim Umgang mit Aufgaben aus Anwendersicht mit sich. Denn Anwender*innen brauchen eine einheitliche Sicht auf alle für sie anstehenden Aufgaben.

  • Bereitstellung eines zentralen Arbeitsvorrats
    Polyflow hält die Aufgaben aus allen angeschlossenen Camunda Engines zentral bereit und erlaubt darauf einen hochperformanten Zugriff sowie die Darstellung und Organisation (Priorisierung, Sortierung, Filterung) in einer einzigen Aufgabenliste.

    Für die Anwender*innen spielt die ursprüngliche Herkunft der Aufgaben damit keine Rolle mehr und andersherum wird sichergestellt, dass keine Aufgaben liegenbleiben, weil Sie nicht darauf angewiesen sind, dass die Anwender*innen wirklich in alle lokalen Arbeitsvorräte schauen.
  • Einbindung weiterer Process-Engine-Instanzen
    Polyflow wird transaktional an den Process-Engine-internen Aufgaben-Lifecycle angebunden. Damit wird eine verlässliche Versorgung des zentralen Arbeitsvorrats gewährleistet.

    Für Sie bedeutet das, dass Sie mit Polyflow die User Experience der Anwender*innen von technischen und infrastrukturellen Entscheidungen entkoppelt haben und Ihre Systemlandschaft so aufbauen können, wie es aus Projekt- und Betriebssicht sinnvoll ist.

Phase 3: Anbindung weiterer Aufgabensysteme

Sehr häufig werden neben Process Engines weitere Systeme eingesetzt. Diese organisieren erforderliche Nutzeraktivitäten in Form von Aufgaben, bspw. für das IT-Servicemanagement oder andere Standardsoftware. Aus Anwendersicht ist deren Anbindung an einen zentralen Arbeitsvorrat und Aufgabenlisten somit der nächste logische Schritt.

  • Integration über die allgemeingültige Schnittstelle
    Wir haben Polyflow von vornherein so konzipiert und entworfen, dass prinzipiell alle Aufgabensysteme angebunden werden können. Dazu wurde es mit einer allgemeingültigen Schnittstelle ausgestattet; so können andere Systeme Polyflow über anfallende Aufgaben und deren Lebenszyklus informieren.

    Die Schnittstelle sieht dabei alle gängigen Ereignisse im Umgang mit Aufgaben vor. Für Sie bedeutet dies, dass Sie Ihre Systeme unabhängig von deren Technologie an Polyflow anbinden können und die darin entstehenden Aufgaben somit in der allgemeinen Aufgabenliste erscheinen.
  • Anbindung über spezifische Adapter
    Besonders einfach wird die Anbindung an Polyflow über dedizierte Adapter. Im Laufe der Zeit wird Polyflow weitere Adapter anbieten, mit deren Hilfe die Anbindung von Standardsystemen noch einfacher gelingt.

Was sagt der Horizont?

Wir haben uns viel vorgenommen. Aktuell arbeiten wir gerade am deutschen Web-Auftritt von Polyflow. Hier erklären wir für Interessierte ohne technischen Hintergrund, warum es Polyflow gibt, wie es eingesetzt werden kann und was es tut.

Die technische Referenz steht bereits hier kostenlos zur Verfügung (englisch).

Darüber wächst der Funktionsumfang von Polyflow. Aus unseren Projekten heraus fließen ständig Erweiterungen in Polyflow ein. So halten wir Polyflow aktuell und ergänzen weitere Features. Außerdem haben wir uns vorgenommen, Anbindungen für weitere Process Engines zur Verfügung zu stellen.

Wir haben den Grundstein gelegt. Mitmachen kann und soll jeder.

Wir haben Polyflow als ein Open-Source-Produkt aufgesetzt: Als öffentliches Projekt ermöglicht es Nutzern und Interessenten mitzumachen. Fragen, Diskussionen, Verbesserungsvorschläge, Fehlerberichte oder eigener Code können sehr einfach erstellt und ausgetauscht werden. Die Verfügbarkeit des Quelltextes macht es für jeden einfach, sich die Implementierung anzuschauen oder Verbesserungen beizusteuern.

Für weitere Fragen rund um Polyflow und das Thema Digitalisierung von Geschäftsprozessen stehen wir natürlich auch gern direkt zur Verfügung.

Autor

Roman Schlömmer

Work: Mit grandiosen Kollegen coole Projekte rocken. Life: V8 unterm Hintern, gutes Steak auf dem Grill, harte Musik im Ohr, rumalbern mit meiner Tochter. Balance: so was von.

Über uns

Holisticon in 67 Worten

Holisticon steht für einen integrierten Beratungsansatz: Indem wir Technologie, Strategie und Organisation ganzheitlich denken und steuern, können wir die Digitalisierung innovativer Geschäftsmodelle zukunftssicher ermöglichen.

Das Unternehmen wurde 2007 von Oliver Ihns und Dierk Harbeck gegründet. Heute begleiten rund 80 Mitarbeitende an den Standorten Hamburg, Hannover, München und Lissabon Kunden aus verschiedensten Industrien erfolgreich durch die Transformation. Holisticon ist Partner führender Technologiemarken und Mitglied der internationalen Nexer Group.