Wie HanseMerkur durch automatisierte Leistungsabrechnung einen ungeahnten Effizienszuwachs erreichte

Mehr Effizienz durch Automatisierung, mehr Zeit für komplexe Fälle 

In der Praxis erstreckte sich das Vorhaben vom Input Management über den eigentlichen Fachprozess – bestehend aus der gebührenrechtlichen und der tariflichen Leistungsprüfung sowie der Leistungsabrechnung innerhalb des Krankenleistungssystems – bis hin zum Output Management. Nur in Fehlersituationen oder bei besonders komplexen Sachverhalten sollten die Expert*innen aus dem Fachbereich noch manuell eingreifen müssen, wobei es sich hierbei um rein punktuelle Eingriffe handelt, nach denen der Prozess automatisiert weiterverarbeitet wird. 

Bereits im ersten Jahr des Projekts konnte die Automatisierungsquote über alle Leistungsabrechnungen von anfänglich rund 8 % auf rund 25 % Ende gesteigert werden – ein hervorragender Wert im Vergleich der PKV. Um diese Quote nicht nur zu halten, sondern auch noch weiter zu steigern, galt es, den Prozess flexibel für weitere Optimierungen zu gestalten. Von der Verantwortlichkeit und vom Funktionsumfang sinnvoll gestaltete, an den fachlichen Anforderungen orientierte Komponenten legen hier den Grundstein für künftige Anpassungen. Des Weiteren wurde eine umfangreichere Protokollierung im Zusammenspiel mit einem aussagekräftigen Monitoring und Reporting eingeführt. Die darüber gewonnenen Daten waren der Ausgangspunkt für weitere Schritte der Prozessoptimierung und somit einer weiteren Steigerung der Automatisierungsquote. 

Das technologische Fundament 

Das technologische Fundament und den Motor bildete die auf Prozess- und Serviceorientierung ausgerichtete IT. Im Einzelnen bedeutete dies die Entwicklung und Bereitstellung einer Basisarchitektur und -infrastruktur sowie darauf aufsetzend eine weitgehende Ablösung der bestehenden Legacy-Systemlandschaft durch ablauffähige Prozessbeschreibungen, wiederverwendbare Komponenten und Services auf Basis von Java sowie zentral verwaltete Geschäftsregeln (Business Rules). 

Eine eigens entwickelte Component Registry ermöglicht den parallelen Betrieb unterschiedlicher Versionen von Services und reduziert so die Abhängigkeiten und damit den Anpassungsaufwand künftiger Änderungen. Zur nachhaltigen Verwaltung der bislang entstandenen und zukünftig entstehenden Komponenten bedarf es eines umfassenden und aussagekräftigen Abhängigkeits- und IT-Portfoliomanagements. Ein zentrales Repository, das Prozess- und Servicemodelle aufnimmt, garantiert schnellen und übersichtlichen Zugriff auf die erforderlichen Artefakte. So könnten zukünftige Änderungswünsche schneller und fundierter analysiert, bewertet und umgesetzt werden. 

Gemeinsam stark: Business-IT-Alignment 

Digitalisierung hört nicht beim Einsatz der entsprechenden Technologie auf: Ein wichtiger Schritt für optimierte Abläufe und mehr Effizienz ist auch der Einsatz eines integrierten, agilen Entwicklungsprozesses und ein enges Zusammenrücken der Fachbereiche und der IT. Dies beginnt bereits bei der Konzeption und reicht über die Umsetzung bis zum automatisierten fachlichen Abnahmetest.  

Die Vorteile liegen auf der Hand: Schon während der Konzeption haben die Fachbereiche begonnen, in Prozessen, Services, Verantwortlichkeiten und Kontrakten zu denken. Auf Basis des daraus resultierenden tieferen Verständnisses für die Bausteine der Prozesse fiel es in der Folge viel leichter, die fachlich Verantwortlichen für die entstandenen Komponenten ebenfalls aus den Fachbereichen zu stellen. 

Den Abschluss der Entwicklung jedes Bausteins bildete ein Abnahmetest mit dem FIT-Framework. Dies ermöglicht einerseits die wiederholte, automatische Ausführung aller fachlichen Test „auf Knopfdruck“ und andererseits eine starke Einbindung der Fachbereiche in die Belange des automatisierten Testens. Besonders die technologische Abbildung der komplexen Prüfungen führt zu einer Inflation an Testfällen, die durch rein manuelle Tests nicht mehr handhabbar gewesen wäre. 

Erfolg ist eine Gruppenarbeit 

Der integrierte Entwicklungsprozess und das darauf abgestimmte Rollenmodell waren und sind die Grundlage dafür, dass der Erfolg des Projekts als das gesehen und empfunden wird, was es ist – eine herausragende Gemeinschaftsleistung eines interdisziplinären Teams.

Ich verbinde mit Holisticon nicht nur ein tiefgehendes technologisches Know-how, sondern auch den nachhaltigen Wissenstransfer an unser Unternehmen und unsere internen Mitarbeiter.

Gemeinsam konnten so die gesteckten Ziele erreicht und noch übertroffen werden:

• Automatisierungsquote von bereits über 50 % beim Livegang des Gesamtprozesses, entspricht etwa 40 FTE Sachbearbeiter*in
• starke Entlastung der Mitarbeitenden in der Krankenleistungsabteilung
• Einbindung von am Markt etablierten Prüfautomaten führen zu höherer Einheitlichkeit der Bearbeitung und deutlich reduzierter durchschnittlicher Bearbeitungszeit

Auf technischer Ebene konnte der Umbau der vormals monolithischen IT-Systemlandschaft angestoßen werde, und die starren, heterogenen Systeme, die keine wirtschaftliche Änderbarkeit zuließen und nicht auf Automation ausgelegt waren, aufgebrochen werden.

• Entwurf und Einführung einer Basisarchitektur und -infrastuktur
• flexible, automatisierte Prozesse, die weitere Optmierung zulassen
• Aufbau zentral verwalteter Geschäftsregeln und einer Komponenten-Bibliothek für weitere Automatisierung und Optimierung

Mit der erfolgreichen Umsetzung dieses Digitalisierungsprojekts konnte die HanseMerkur einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit gemacht.