Der unternehmenseigene IT-Dienstleister eines führenden deutschen LEH-Konzerns benötigte dringend Unterstützung bei der Optimierung seiner Prozesse, unter anderem im Bereich Personalmanagement. In der Zentrale des Konzerns sind etwa 1300 Mitarbeitende aktiv, die IT-Gesellschaft des Konzerns beschäftigte zu diesem Zeitpunkt rund 600 Mitarbeitende an mehreren Standorten.
Die Herausforderung – ein Flickenteppich aus Prozessen
In einem dynamischen Umfeld wie dem Lebensmitteleinzelhandel ist Effizienz entscheidend. Doch innerhalb der IT-Organisation des Konzerns zeigte sich eine andere Realität: Prozesse waren fragmentiert, intransparent und wurden durch zahlreiche manuelle Schritte ausgebremst. Deutlich manifestierte sich diese Problematik etwa beim Onboarding neuer Mitarbeitender:
- Erhebliche Verzögerungen bis zur vollständigen Arbeitsfähigkeit neuer Kolleg*innen
- Fehlende Prozessübersicht: Unklarheit über Status, Prioritäten und Verantwortlichkeiten
- Hohe Fehleranfälligkeit durch manuelle Bearbeitungsschritte
Die Geschäftsführung erkannte: Es bedurfte einer Lösung, die nicht nur einzelne Abläufe optimiert, sondern eine grundlegend neue Art der Prozesssteuerung ermöglicht.
Der strategische Ansatz: eine Plattform zur ganzheitlichen Prozesssteuerung
Schnell wurde deutlich: statt nur einzelne Abläufe zu optimieren, war eine zentrale Plattform erforderlich, die Aufgaben bündelt, Prozesse transparent macht und prozessübergreifend Anwendung findet. Das Konzept sah die Schaffung eines "Digital Workplace" vor: eine einheitliche Benutzeroberfläche, die den Anwender*innen ihre zu erledigenden Aufgaben applikationsübergreifend bereitstellt, Einblicke in den Bearbeitungsfortschritt der einzelnen Prozesse gewährt und einen nahtlosen Zugriff auf die erforderlichen Geschäftsprozesse bei der Erledigung einzelner Aufgaben ermöglicht.
Der erste Schritt in diese Richtung war ein Proof of Concept, um verschiedene Technologien und Architekturen zu evaluieren – mit offenem Blick für alternative Lösungsansätze.
